Pipelines y deals: del lead al venta cerrada#

Esta guía es para cualquier negocio donde un cliente no compra el primer día — agencia que negocia presupuestos, clínica que vende paquetes de tratamiento, gimnasio con planes anuales, B2B en general. Si tu venta tiene más de un paso, necesitas un pipeline.

Si tu negocio es venta directa sin negociación (un cliente entra al spa y agenda), probablemente no necesitas pipelines. Calendar y Contactos te bastan.

El modelo#

ConvertCore organiza la venta en tres niveles:

1. Pipeline. Un proceso de venta. Puedes tener varios (ventas nuevas, renovaciones, soporte premium).
2. Etapa. Cada estado dentro del pipeline. Default: Lead → Calificado → Propuesta → Negociación → Ganado / Perdido. Las personalizas.
3. Deal. Una oportunidad de venta concreta. Vinculada a un contacto, con valor monetario, prioridad y etapa actual.

Un contacto puede tener varios deals (cliente que compra dos veces) y un deal puede moverse entre etapas durante su vida.

Paso 1. Crea tu primer pipeline#

Settings → Pipelines → Nuevo pipeline.

• Nombre: el proceso (ej. Ventas nuevas, Renovaciones, Soporte premium).
• Etapas: las que tu proceso necesita. Default vienen con 6, pero edítalas a tu negocio.

Ejemplos de etapas por industria#

Agencia digital

• Lead → Discovery call → Propuesta enviada → Negociación → Contrato firmado / Perdido

Clínica estética con paquetes

• Valoración pendiente → Presupuesto presentado → Aceptado / Pospuesto / Rechazado

B2B SaaS

• Inbound → Demo agendada → Demo dada → Trial activo → Cliente / Cerrado-perdido

Gimnasio con planes anuales

• Visita de prueba → Tour completo → Plan elegido → Inscrito / Pasó

Mantén el pipeline en 4-6 etapas. Más es ruido. Si necesitas más estados, probablemente son sub-categorías de "Negociación" — usa tags en lugar de etapas.

Paso 2. Crear un deal#

Tres formas:

• Manual: Pipeline → Nuevo deal. Eliges contacto (o creas uno al vuelo), pipeline, etapa inicial, valor, prioridad.
• Desde un contacto: en la ficha del contacto → "Crear deal" → se asocia automáticamente.
• Por workflow: cuando un trigger se dispara (ej. form submitted), un workflow puede crear el deal automáticamente.

Campos del deal#

Paso 3. Vista Kanban con drag and drop#

Pipeline en el sidebar. Vista por defecto: Kanban con cada etapa como columna.

• Arrastrar deal entre columnas: cambia su etapa. Si la etapa de destino es "Ganado" o "Perdido", se cierra automáticamente y deja de aparecer en columnas activas.
• Click en deal: abre la ficha lateral con timeline, notas, contacto vinculado, próximos pasos.
• Filtros arriba: por owner, por prioridad, por valor mínimo, por antigüedad.
• Suma por columna: cada etapa muestra el total de deals y el valor agregado.

Atajos#

• g luego p desde cualquier página → ir a Pipeline.
• n desde la página de Pipeline → nuevo deal.
• En un card: 1, 2, 3 → setear prioridad Alta / Media / Baja.

Paso 4. Vista lista alternada#

Si tienes 50+ deals abiertos, el Kanban se vuelve denso. Cambia a vista lista con el toggle arriba a la derecha.

En lista puedes:

• Ordenar por valor, prioridad, fecha de creación, fecha de cierre estimada.
• Filtros combinados como en Contactos.
• Selección múltiple → mover varios de etapa, asignar owner, cerrar como perdido en bulk.

Paso 5. Múltiples pipelines#

Casi todos los negocios necesitan al menos dos:

• Ventas nuevas: leads que aún no compraron.
• Renovaciones: clientes que ya compraron y vienen a renovar.

Tener pipelines separados evita ensuciar el kanban de ventas nuevas con renovaciones que tienen otro proceso.

Settings → Pipelines → Nuevo pipeline. Aparece en el selector arriba del Kanban.

Si una agencia maneja varios servicios con procesos distintos (SEO vs Performance Marketing), considera un pipeline por servicio.

Paso 6. Cómo el deal conecta con el resto#

Un deal vive vinculado a:

• Contacto: la persona o empresa. Click en el contacto → ves sus deals históricos y abiertos.
• Citas: las citas que pertenecen a este deal (demo, call de cierre). Crear cita desde el deal las asocia automáticamente.
• Tareas: "Mandar propuesta el martes", "Llamar para follow-up el viernes". Aparecen en Tareas del miembro asignado.
• Notas: cualquier contexto suelto. Sirven cuando otra persona del equipo toma el deal.
• Comunicaciones: emails, SMS, WhatsApp con el contacto durante la negociación quedan vinculados al deal.

Paso 7. Workflows que mueven deals automáticamente#

Casos típicos:

• form submitted → crear deal en pipeline Ventas nuevas etapa Lead. Cualquiera que llene el formulario "Quiero información" entra al pipeline.
• appointment booked con tag demo → crear deal etapa Demo agendada.
• tag added: cliente → mover deal a Ganado.
• deal en etapa X durante 14 días sin actividad → crear tarea de follow-up al owner.

Detalle en Workflows: automatiza lo que haces todos los días.

Paso 8. Cierre del deal#

Cuando arrastras un deal a Ganado o Perdido:

• ConvertCore te pregunta razón de cierre (opcional pero recomendado).
• Si es Ganado: pide valor real cerrado (puede diferir del estimado).
• Si es Perdido: pide motivo (precio, timing, eligió competidor, sin respuesta, otro).
• El deal se mueve a la sección "Cerrados" y deja de aparecer en el Kanban activo.

Los motivos de cierre se acumulan en Reportes y te muestran patrones (ej. "60% de los perdidos fueron por precio" → revisa pricing).

Reabrir un deal cerrado#

Pipeline → filtros → Mostrar cerrados → click en el deal → Reabrir → eliges nueva etapa.

KPIs que aparecen en Dashboard#

Sin tocar nada, en el Dashboard ves:

• Total de deals abiertos.
• Valor agregado del pipeline (suma de valores estimados × probabilidad).
• Deals creados esta semana / este mes.
• Tasa de cierre (ganados / cerrados totales) último 30 días.
• Tiempo promedio en cada etapa.

Para reportes más detallados ve a Reportes.

Errores frecuentes#

"Mi pipeline tiene 12 etapas y nadie las usa." Probablemente tienes etapas que son condiciones, no estados. Convertirlas en tags o custom fields. Una etapa debe ser un punto de no-retorno claro: una vez que pasas a la siguiente, raro vuelves atrás.

"Olvido actualizar deals viejos." Configura un workflow: deal sin actividad por 14 días → crear tarea para el owner. Te obliga a revisar.

"Los deals se duplican: un contacto tiene 3 deals para lo mismo." Pasa cuando workflows crean deals automáticamente sin chequear. Antes del trigger, agrega condición "si el contacto no tiene deal abierto en este pipeline".

"¿Cómo paso un deal de un pipeline a otro?" Desde la ficha del deal → "Cambiar pipeline". Pierde la etapa actual y empieza en la primera del pipeline destino.

"Quiero ver todos los deals de un contacto." Ficha del contacto → tab "Deals". Aparecen todos abiertos y cerrados.

Próximos pasos#

• Si captas leads desde un sitio, conecta formularios con crear deal automáticamente.
• Configura workflows que muevan deals según comportamiento.
• Mide tu performance en reportes.