Equipo y roles: invita gente y controla quién ve qué
Esta guía te muestra cómo armar tu equipo en ConvertCore AI, qué puede hacer cada persona y cómo darle a alguien un permiso puntual sin darle acceso a todo.
Los cuatro roles
| Rol | Para quién | Qué puede hacer |
|---|---|---|
| Dueño | Tú | Todo. Es el único que puede borrar el workspace y el único que ve la página de Anuncios. Puede nombrar a otro miembro como Dueño. |
| Admin | Tu gerente o persona de confianza | Configurar todo: calendarios de servicios, horarios, servicios, embudos, formularios, workflows, plantillas, agentes de IA, claves API y pagos. Invitar, cambiar de rol y quitar miembros (pero no puede tocar al Dueño). |
| Staff | Profesionales que atienden clientes | El trabajo del día a día: contactos, citas, conversaciones, negocios y tareas. No puede cambiar la configuración. |
| Recepción | Quien agenda y responde mensajes | Lo mismo que Staff. Es otro nombre para que reconozcas mejor la función de cada persona en tu lista de miembros. |
En resumen: Dueño y Admin configuran; Staff y Recepción operan.
Staff y Recepción ven el menú completo, pero si intentan cambiar algo de configuración (por ejemplo, editar un workflow o un servicio), el sistema no lo permite.
Regla práctica: si dudas qué rol dar, empieza con Staff. Siempre puedes cambiarlo después.
Cuántos miembros incluye tu plan
| Plan | Usuarios |
|---|---|
| Starter | 3 |
| Pro | 10 |
| Scale | Ilimitados |
Las invitaciones pendientes también cuentan. Lo ves arriba en Configuración → Miembros.
Paso 1. Invita a un miembro
- Ve a
Configuración → Miembros. - En Invitar nuevo miembro escribe el email de la persona y elige su rol.
- Presiona
Invitar.
Le llega un correo con un enlace que vence en 7 días. Además, en pantalla te aparece ese enlace para que también se lo puedas mandar por WhatsApp si el correo no le llega.
El enlace es personal: solo funciona para el correo al que invitaste.
Invitaciones pendientes
En Invitaciones pendientes ves a quién invitaste y cuándo vence cada invitación. Desde ahí puedes:
- Copiar link: para mandarlo por otro medio.
- Reenviar email.
- Revocar invitación: el enlace deja de funcionar.
Paso 2. La persona acepta
La persona abre el enlace, entra con su correo (sin contraseña: le llega un enlace de acceso) y acepta la invitación. Desde ese momento aparece en Miembros activos con su rol.
Si ya tenía cuenta en ConvertCore (por ejemplo, en otro negocio), simplemente entra y acepta: la misma cuenta le sirve para los dos workspaces.
Paso 3. Conecta a tu staff con los calendarios
Invitar no basta para que un profesional reciba citas. También tienes que:
- Agregarlo a los calendarios donde atiende en
Configuración → Calendarios de Servicios → [calendario]. - Definir sus horarios en
Configuración → Horarios.
Si invitas a alguien y no aparece disponible para reservar, casi siempre falta uno de estos dos pasos. Más detalle en Calendarios de servicios.
Dar permisos extra a un miembro
A veces quieres que alguien de Staff o Recepción haga una cosa más sin convertirlo en Admin. Para eso están los permisos por miembro.
- Ve a
Configuración → Miembros. - En la fila de la persona, presiona
Permisos. - Activa el permiso que quieres darle.
Permisos disponibles hoy:
- Gestionar facturas: puede crear, enviar, marcar como pagadas y anular facturas. Sin este permiso, Staff y Recepción ven las facturas pero no pueden cambiarlas.
Dueño y Admin ya tienen todos los permisos, así que el botón solo aparece para Staff y Recepción. Nadie puede darse permisos a sí mismo.
Cambiar el rol de alguien
En Configuración → Miembros, en la fila de la persona, elige el nuevo rol. Se aplica al instante.
- El Dueño puede asignar cualquier rol, incluido Dueño.
- Un Admin puede asignar Admin, Staff o Recepción, pero no puede cambiar ni quitar al Dueño.
- Nadie puede cambiar su propio rol.
Quitar a alguien del workspace
En la fila de la persona, presiona el botón de eliminar y confirma. Pierde el acceso de inmediato. Lo que hizo antes (citas, contactos, notas) no se borra.
Si vuelve, invítalo de nuevo.
Varios negocios con la misma cuenta
Una persona puede pertenecer a varios workspaces con el mismo correo. Para cambiar de uno a otro usa el selector de workspace en la parte de arriba del menú lateral.
Los datos de cada workspace están separados en la base de datos: alguien de un workspace no puede ver los contactos, citas ni conversaciones de otro, aunque lo intente con conocimientos técnicos.
Errores frecuentes
"Invité a alguien y no le llega el correo." Que revise spam. Si no aparece, usa Copiar link en Invitaciones pendientes y mándaselo por WhatsApp.
"Mi staff no puede editar un servicio o un workflow." Es lo esperado: la configuración es solo para Dueño y Admin. Si quieres que lo haga, cámbiale el rol a Admin.
"Mi recepcionista no puede crear facturas." Dale el permiso Gestionar facturas desde Permisos.
"No me deja invitar a más personas." Llegaste al límite de usuarios de tu plan (incluye invitaciones pendientes). Revoca invitaciones que ya no necesites o cambia de plan en Facturación.
Buenas prácticas para agencias
- Un workspace por cliente. No mezcles varios negocios en uno.
- El cliente como Dueño de su workspace, para que pague su propia suscripción. Tú entras como Admin.
- Quita a los colaboradores temporales cuando terminen.
Próximos pasos
- Configura calendarios y horarios para cada profesional.
- Revisa planes y facturación si necesitas más usuarios.