Agente IA de WhatsApp: responde, califica y agenda por ti#

El Agente IA es un asistente que contesta los mensajes de WhatsApp de tu negocio las 24 horas. Saluda con tu nombre y tu tono, hace las preguntas de calificación que tú defines, cotiza usando solo los rangos de tu tabla de precios, agenda citas en tu calendario y, si detecta enojo o un caso que no puede resolver, pasa la conversación a una persona de tu equipo. Tú decides cuánta autonomía le das: puede prepararte borradores para que apruebes cada respuesta, o enviar solo.

Qué es y para qué sirve#

Cuando un cliente escribe al WhatsApp de tu negocio, el agente responde por ti. Esto es lo que sabe hacer:

• Saludar con el primer mensaje que tú escribas.
• Calificar: hace tus preguntas una por una, en conversación natural, y guarda las respuestas en el contacto.
• Cotizar: menciona únicamente los rangos de precios que tú cargaste. Nunca inventa cifras. La cifra final siempre la fija tu equipo.
• Agendar: ofrece horarios reales de tu calendario y crea la cita.
• Cobrar: puede pedir el pago de una consulta enviando un enlace de pago, con el anticipo que tú definas.
• Mover el embudo: avanza el negocio de etapa según los hitos que alcance el cliente (calificado, cotizado, agendado).
• Escalar: si el cliente se molesta, pide hablar con una persona o pregunta algo fuera de alcance, el agente se detiene y avisa a tu equipo.

Sirve para no perder clientes que escriben de noche o en fin de semana, y para que tu equipo solo entre a las conversaciones que de verdad necesitan a un humano.

Antes de empezar#

Necesitas dos cosas:

1. WhatsApp conectado. El agente responde por el número de WhatsApp de tu negocio, así que la integración con WhatsApp Cloud API tiene que estar activa. Si aún no la tienes, sigue primero la guía de Comunicaciones.
2. Un calendario de servicios (solo si quieres que agende). El agente ofrece citas contra un calendario que eliges en su configuración. Sin calendario elegido, el agente conversa y cotiza, pero no ofrece citas. Cómo crear uno: Configura tu calendario.

Además, el agente está disponible en los planes Pro y Scale, y solo owners y admins pueden configurarlo.

Paso 1. Activa el agente#

Ve a Configuración → Agente IA. Si tu plan es Pro o Scale, verás la tarjeta de activación: pulsa Activar add-on. En unos segundos aparece el panel de configuración completo.

Si estás en el plan Starter, la misma pantalla te muestra el aviso "Disponible en los planes Pro y Scale" con el botón Subir a Pro.

De lanzamiento, el Agente IA está incluido sin costo extra en los planes Pro y Scale. Su precio regular será de +$49/mes. Quienes se suscriban ahora lo conservan incluido.

Paso 2. Dale identidad y saludo#

En la sección Identidad y saludo:

• Nombre del agente: el nombre con el que se presenta (por ejemplo, "Camila").
• Saludo (primer mensaje): el primer mensaje que envía cuando alguien escribe. Escríbelo como lo dirías tú: "¡Hola! Soy Camila de [tu negocio]. ¿En qué te ayudo?".

Un buen saludo dice quién es, de qué negocio y qué puede hacer por el cliente. Máximo 500 caracteres.

Paso 3. Define las preguntas de calificación#

En Preguntas de calificación agregas hasta 6 preguntas que el agente hace una por una, en conversación (no como formulario). Por cada pregunta eliges:

• Texto libre: el cliente responde lo que quiera (ejemplo: "¿A qué se dedica tu negocio?").
• Opciones: le das al cliente una lista cerrada, separada por comas (ejemplo: "¿Qué tipo de empresa quieres constituir?" con opciones "S.A.S., Cía. Ltda., S.A.").

Pulsa Agregar pregunta por cada una. Las respuestas quedan guardadas en la ficha del contacto, así tu equipo llega a la conversación con el contexto completo.

Paso 4. Carga tu tabla de precios#

En Tabla de precios (rangos) defines qué puede cotizar el agente. Por cada servicio agregas una etiqueta, un mínimo y un máximo en USD, y una condición opcional (por ejemplo, "Aplica cuando: 1 socio").

El agente solo menciona los rangos que están en esta tabla. Si un cliente pregunta por algo que no está, el agente no inventa un precio: escala la conversación a tu equipo. La cifra final siempre la decide una persona.

Si dejas la tabla vacía, el agente no da precios y deriva cualquier pregunta de costo a tu equipo.

Paso 5. Datos del negocio, escalado e instrucciones#

Tres secciones más completan el cerebro del agente:

• Datos del negocio (FAQ): horarios, ubicación, qué incluye cada servicio, tiempos típicos. Todo lo que el agente necesita para responder preguntas frecuentes sin inventar.
• Reglas de escalado: cuándo debe pasar la conversación a una persona. Ejemplos: "pide hablar con un humano", "negocia por debajo del rango", "está molesto", "pregunta algo legal fuera de nuestro servicio".
• Instrucciones adicionales (opcional): ajustes de tono o reglas propias, como "tutea siempre" o "menciona que la primera consulta es gratis".

Mientras más completos los datos del negocio, menos respuestas raras. Si el agente dice algo incorrecto, casi siempre la solución está en estas tres cajas.

Paso 6. Conecta el embudo y el calendario#

En Pipeline y mapeo de hitos eliges qué embudo opera el agente y a qué etapa mueve el negocio cuando el cliente alcanza un hito (por ejemplo: calificado → etapa "Calificados", cotizado → etapa "Cotizados"). Así tu embudo se actualiza solo, sin que nadie arrastre tarjetas.

En Calendario para citas eliges el calendario de servicios contra el que el agente agenda. Si eliges Sin calendario, el agente no ofrece citas.

En Modo y facturación también puedes configurar el cobro de la consulta: Modo de factura en Aprobación (el equipo fija el monto) o Automático (precio fijo), y el Anticipo (%) que se pide por adelantado. Con esto, el agente puede enviar un enlace de pago antes de confirmar la cita.

Paso 7. Elige el modo: sugerir o autopilot#

En Modo y facturación, el campo Modo de operación tiene dos valores:

• Sugerir (borradores): el agente no envía nada solo. Prepara un borrador de respuesta y tu equipo lo aprueba, edita o descarta desde Conversaciones. Recomendado al empezar: así ves cómo responde con clientes reales antes de soltarle la rienda.
• Autopilot (envía solo): el agente responde directamente, sin esperar aprobación. Actívalo cuando los borradores que revisaste durante unos días te parezcan consistentemente buenos.

Cuando termines, pulsa Guardar configuración.

Paso 8. Pruébalo en el sandbox#

En la misma pantalla de Configuración → Agente IA está el Sandbox de prueba: un chat donde tú haces de cliente. Escribe como si fueras un lead por WhatsApp y el agente responde con tu configuración guardada.

• No envía nada real ni toca tu CRM: las acciones que tomaría (agendar, mover el embudo, facturar) aparecen marcadas como simuladas, y puedes desplegarlas para ver el detalle.
• Usa Reiniciar para empezar una conversación nueva.
• Prueba los casos difíciles: pide un descuento, pregunta un precio que no está en la tabla, hazte el molesto. Verifica que escala cuando debe.

El sandbox responde con la configuración guardada. Si acabas de cambiar algo, pulsa Guardar configuración antes de probar.

Cómo se ve en Conversaciones#

En Conversaciones, cada chat donde participa el agente muestra un indicador de estado:

• Bot: el agente está a cargo y responde.
• Escalado: el agente pasó la conversación a tu equipo (verás el motivo en la cabecera).
• Humano: una persona tomó el control; el agente está pausado en esa conversación.

En modo sugerir, el borrador aparece dentro del hilo en el panel Borrador del agente. Puedes editar el texto y pulsar Aprobar y enviar (o Enviar editado), o Descartar si prefieres responder tú.

Si respondes tú manualmente en un chat, el bot se pausa automáticamente para ese contacto: no vas a pisarte con él. En la cabecera del hilo tienes Pausar bot y Reactivar bot para controlarlo cuando quieras.

Resumen diario y tope mensual#

• Resumen diario: si el agente tuvo actividad, te llega un correo con lo que pasó (conversaciones atendidas, citas, escalados). En Email(s) del resumen diario defines a quién llega; vacío, le llega al dueño del workspace.
• Tope mensual: en Tope de respuestas / mes limitas cuántas respuestas puede enviar el agente al mes. La barra Uso este mes te muestra cuánto lleva. Al llegar al tope, el agente se pausa y se reactiva solo el 1º del mes siguiente.

Cuánto cuesta#

De lanzamiento, el Agente IA está incluido sin costo adicional en los planes Pro y Scale. Su precio regular será de +$49/mes como add-on. Quienes se suscriban ahora lo conservan incluido en su plan. Puedes cancelarlo cuando quieras desde Configuración → Agente IA con Cancelar suscripción; sigue activo hasta el fin del ciclo facturado.

Preguntas frecuentes#

¿El agente puede inventar precios o promesas? No inventa precios: solo usa los rangos de tu Tabla de precios (rangos). Para el resto de la información, responde con lo que pusiste en Datos del negocio (FAQ). Si le preguntan algo que no sabe, escala a tu equipo.

¿Responde también correos o SMS? No. El agente atiende exclusivamente WhatsApp. El resto de canales sigue funcionando normal desde Conversaciones.

¿Puedo usarlo sin que agende citas? Sí. Deja Calendario para citas en Sin calendario y el agente conversa, califica y cotiza sin ofrecer horarios.

¿Qué pasa si un cliente escribe y yo ya estaba chateando con él? Si tú (o alguien de tu equipo) respondió manualmente, el bot queda pausado para ese contacto hasta que pulses Reactivar bot. El estado Humano en el hilo te lo confirma.

¿El agente atiende en la madrugada? Sí, responde 24/7 mientras esté activo y no haya alcanzado el tope mensual.

¿Puedo probar cambios sin afectar clientes reales? Sí, para eso está el Sandbox de prueba en la pantalla de configuración. Nada de lo que hagas ahí toca WhatsApp ni tu CRM.

Cuando algo falla#

El agente no responde a nadie. Revisa tres cosas en orden: (1) que el agente esté activo en Configuración → Agente IA (si aparece "Tope mensual alcanzado", está pausado hasta el 1º del mes); (2) que WhatsApp siga conectado — verifica en la guía de Comunicaciones; (3) que no estés en modo Sugerir (borradores) esperando respuestas automáticas: en ese modo el agente solo prepara borradores que alguien debe aprobar.

El agente no responde a un contacto puntual. Abre ese chat en Conversaciones y mira el estado. Si dice Humano, el bot está pausado para ese contacto (probablemente alguien respondió manual). Pulsa Reactivar bot para devolverle el control.

No ofrece citas. Falta el calendario: en Configuración → Agente IA, sección Calendario para citas, elige un calendario de servicios y guarda. Si no tienes ninguno creado, empieza por Configura tu calendario.

Da respuestas raras o incorrectas. Revisa Datos del negocio (FAQ) y Instrucciones adicionales: casi siempre falta información o hay algo ambiguo. Corrige, pulsa Guardar configuración y valida en el Sandbox de prueba antes de volver a producción.

Quiero apagarlo ya. Dos niveles: para un solo contacto, Pausar bot en la cabecera del hilo. Para todo el workspace, cambia el modo a Sugerir (borradores) (deja de enviar solo) o cancela la suscripción en Configuración → Agente IA; el acceso se mantiene hasta el fin del ciclo facturado.