Facturas y cobros: factura a tus clientes y cobra con link de pago#

El módulo Facturas te deja cobrarle a tus clientes sin salir del CRM: creas la factura, se la envías por email o WhatsApp, y el cliente paga con tarjeta desde un link. Cuando paga, la factura se marca pagada sola y puede disparar automatizaciones — mover el negocio de etapa, mandar un agradecimiento, avisarte a ti.

Esta guía es para cobrarle a TUS clientes. El pago de tu suscripción de ConvertCore AI es otra cosa: eso vive en la guía de facturación de tu cuenta.

Qué es y para qué sirve#

Una factura en ConvertCore AI es un documento de cobro ligado a un contacto: quién te debe, por qué conceptos y cuánto. Sirve para cobrar anticipos, servicios, consultas, paquetes — cualquier cosa que hoy cobres "por transferencia y captura de pantalla".

Cada factura pasa por estados que ves de un vistazo en la lista:

• Borrador: la estás armando. Es el único estado en que se puede editar.
• Enviada: ya salió al cliente por email o WhatsApp.
• Pagada: el cliente pagó, sea por el link de pago o porque tú la marcaste a mano.
• Anulada: la cancelaste. El cliente ya no puede pagarla.

Antes de empezar#

• El cliente debe existir como contacto, con email o teléfono según el canal por el que quieras enviarle la factura.
• Para enviar por WhatsApp, tu workspace necesita WhatsApp conectado (guía de Comunicaciones).
• Para cobrar con tarjeta necesitas un procesador de pagos conectado. Lo conectas tú mismo en Configuración → Pagos (más abajo te contamos cómo).

Paso 1. Crea la factura#

Ve a Facturas y pulsa Nueva factura. Llenas tres cosas:

1. Cliente: elige el contacto al que le vas a cobrar.
2. Líneas: cada concepto con su descripción, cantidad y precio unitario. Con Agregar línea sumas más conceptos. El total se calcula solo.
3. Fecha de vencimiento y notas (opcionales): condiciones de pago, instrucciones de transferencia, lo que haga falta.

Pulsa Guardar borrador. La factura queda en estado Borrador con su número asignado. Puedes editarla las veces que quieras mientras siga en borrador; una vez enviada, ya no.

Paso 2. Envíala por email o WhatsApp#

Abre la factura y elige el canal:

• Enviar: la manda por email al correo del contacto.
• WhatsApp: la manda como mensaje por el WhatsApp de tu negocio, con el detalle de conceptos y el total. Si la factura ya tiene link de pago, el link va incluido en el mensaje automáticamente.

Al enviarla, la factura pasa a estado Enviada y el envío queda registrado en el historial de la factura.

El envío por WhatsApp usa la misma ventana de 24 horas que cualquier mensaje de WhatsApp: si el contacto lleva más de un día sin escribirte, el mensaje libre puede ser rechazado por Meta. Pídele al cliente que te escriba primero, o envía la factura por email.

Paso 3. Cobra con tarjeta usando el link de pago#

En el detalle de la factura, pulsa el botón Link de pago. ConvertCore AI genera un enlace de pago con tarjeta y lo guarda en la factura. Desde ahí:

• Puedes copiar el enlace y mandarlo por donde quieras.
• Si envías la factura por WhatsApp, el link va incluido solo.
• Cuando el cliente paga, la factura se marca Pagada automáticamente — no tienes que hacer nada — y se dispara el workflow con trigger Factura pagada si tienes uno configurado.

Los procesadores disponibles hoy:

• PayPhone (Ecuador): cobros con tarjeta en dólares. Es el que alimenta el botón Link de pago.
• Stripe con la cuenta propia de tu negocio: lo usa el agente IA para cobrar consultas por adelantado antes de agendar una cita. El dinero llega directo a tu cuenta de Stripe, nunca pasa por ConvertCore.

Ambos se conectan en Configuración → Pagos:

• Stripe: pega la Secret Key de tu cuenta (en el panel de Stripe: Developers → API keys) y pulsa Conectar. Después crea el webhook: copia la URL que te muestra la pantalla, créala como endpoint en Developers → Webhooks de tu panel de Stripe con el evento checkout.session.completed, y pega el Signing secret (whsec_...) de vuelta en la pantalla. Sin el webhook, los pagos entran pero no se marcan solos.
• PayPhone: pega el Token y el Store ID de tu cuenta de PayPhone Business y pulsa Conectar.

Paso 4. Registra pagos manuales#

Si el cliente te paga por transferencia, en efectivo o por cualquier vía fuera del link, abre la factura y pulsa Marcar como pagada. La factura pasa a Pagada con fecha y hora, y también dispara el workflow Factura pagada — mismo efecto que si hubiera pagado por el link.

Si una factura ya no se va a cobrar, usa Anular. Queda registrada pero fuera de juego.

Qué pasa cuando una factura se paga#

El trigger de workflow Factura pagada se dispara con cualquier forma de pago (link o manual). Con él puedes automatizar, por ejemplo:

• Mover el deal del cliente a la etapa "Pagó" en tu pipeline.
• Mandarle un WhatsApp o email de agradecimiento con los siguientes pasos.
• Avisarte a ti o a tu equipo de que entró un pago.

Cómo armar esas automatizaciones está en la guía de Workflows.

El agente IA también factura#

Si tienes el agente IA de WhatsApp activo, cuando un cliente pide precio el agente puede crear la factura en borrador con el concepto y un monto propuesto. No la envía: te deja una tarea del tipo "Fijar honorario y aprobar factura" para que tú revises, ajustes el monto final y la envíes.

El agente propone, tú decides. Los detalles están en la guía del agente IA de WhatsApp.

Preguntas frecuentes#

¿Puedo editar una factura ya enviada? No. Solo los borradores se editan. Si te equivocaste en una enviada, anúlala y crea una nueva — toma un minuto y el historial queda limpio.

¿En qué moneda se factura? En dólares (USD).

¿Puedo imprimirla o mandarla en PDF? Sí. El botón Imprimir abre una versión lista para imprimir; desde el diálogo de impresión del navegador puedes guardarla como PDF.

¿El cliente necesita cuenta o app para pagar? No. El link de pago abre una página donde paga con su tarjeta y listo.

¿Qué pasa si genero el link y luego cambio la factura? Los borradores con link se pueden regenerar: el botón cambia a Regenerar link y crea un enlace nuevo con el total actualizado.

Cuando algo falla#

"El botón Link de pago da error." PayPhone no está conectado en tu workspace. Ve a Configuración → Pagos, pega tu Token y Store ID de PayPhone y pulsa Conectar.

"El cliente pagó pero la factura sigue en Enviada." La confirmación del pago llega por un aviso automático del procesador y puede tardar unos minutos. Espera un poco y recarga. Si pasan más de 15 minutos, verifica con el cliente que el pago se aprobó (no solo que lo intentó) y escríbenos si sigue sin reflejarse.

"El mensaje de agradecimiento no le llegó al cliente." Si tu workflow de Factura pagada manda un WhatsApp y el cliente lleva más de 24 horas sin escribirte, Meta puede rechazar el mensaje. El intento y su resultado quedan registrados en la ficha del contacto, así que ahí ves si salió o no. El pago no se pierde: la factura queda Pagada igual.

"No encuentro una factura." Revisa las pestañas de la lista (Todas, Borrador, Enviadas, Pagadas, Anuladas). Si la borraste, no hay papelera: las facturas eliminadas no se recuperan.