Reuniones por video y voz, sin que tu cliente instale nada#

Las reuniones de ConvertCore AI son salas por enlace. Tú creas la sala, el enlace le llega a tu cliente por el WhatsApp de tu negocio, y él entra desde el navegador de su celular o computadora. No instala ninguna aplicación, no crea cuenta y no tiene que escribir su nombre: como el enlace nació de su ficha, la sala ya sabe quién es.

Qué es y para qué sirve#

Una reunión es una sala de video o de voz que vive en un enlace. Sirve para valoraciones a distancia, consultas, presentaciones de propuestas o cualquier conversación donde escribir por chat se queda corto.

Lo que la hace distinta de mandar un enlace de Zoom o de Meet:

• El enlace sale por el WhatsApp o el correo de tu negocio, así que tu número personal nunca aparece.
• Tu cliente no instala nada ni crea cuenta: abre el enlace y entra desde el navegador.
• Su nombre ya viene puesto, tomado de su ficha de contacto. Solo permite cámara y micrófono, y entra.
• Puedes elegir videollamada o llamada de solo voz, y en ambas puedes compartir tu pantalla.
• Si la grabas, al terminar recibes un resumen escrito hecho con IA, guardado como nota en la ficha del contacto.

La sala expira sola a las 4 horas de creada. Es una medida de seguridad: un enlace de reunión abre la puerta a quien lo tenga, así que no debe quedar vivo por días. Crea la sala cerca de la hora de la reunión.

Antes de empezar#

• Necesitas que el módulo Reuniones aparezca en tu menú lateral. Si no lo ves, todavía no está habilitado en tu cuenta: escríbenos a hola@convertcoreai.com y lo activamos.
• Para enviar el enlace por WhatsApp, tu workspace debe tener WhatsApp conectado. Si aún no lo tienes, revisa la guía de Comunicaciones.
• Si vas a crear la sala desde la ficha de un cliente, ese cliente debe existir como contacto. Revisa la guía de Contactos si es tu primera vez.

Paso 1. Crea la sala#

Tienes dos caminos:

• Desde la ficha del contacto (recomendado): abre Contactos, entra al cliente y usa los botones Videollamada o Llamada. La sala queda ligada a ese cliente, así que el enlace se puede enviar con un clic y el resumen (si grabas) queda en su ficha.
• Desde el módulo Reuniones: usa los mismos botones arriba a la derecha. Útil para una sala rápida sin cliente asociado, pero sin contacto no hay botón de envío directo — tendrás que copiar el enlace a mano.

Los tres tipos de sala:

• Videollamada: con cámara. Para cuando verse suma.
• Llamada: solo voz. Las cámaras arrancan apagadas. Mucha gente acepta una llamada con más confianza que un video.
• Llamada grabada: solo voz, y además se graba el audio para generar el resumen con IA. Este botón solo aparece si la grabación está habilitada en tu cuenta.

Al crear la sala, ConvertCore AI te lleva a la página de la reunión. Ahí ves la sala, el enlace para el invitado y los botones de envío.

Paso 2. Envía el enlace#

En la página de la reunión tienes tres opciones:

• Enviar por WhatsApp: el mensaje sale desde el número de WhatsApp de tu negocio, con un saludo y el enlace.
• Enviar por email: lo mismo, pero por el correo del negocio.
• Copiar enlace: copia el enlace al portapapeles para pegarlo donde quieras.

La ventana de 24 horas de WhatsApp. Meta solo permite mensajes libres a un cliente que te escribió en las últimas 24 horas. Si tu cliente lleva más tiempo sin escribir, ConvertCore AI intenta enviar el enlace con una plantilla aprobada; si tu workspace no tiene esa plantilla, el envío falla y te lo dice. En ese caso: pide al cliente que te escriba cualquier cosa por WhatsApp (eso reabre la ventana) y reintenta, o usa Copiar enlace y mándaselo por otro canal.

Paso 3. Lo que ve tu cliente#

Tu cliente abre el enlace y aterriza en una página con el nombre de tu negocio. Antes de entrar, el navegador le pide permiso para usar cámara y micrófono — es un aviso normal del celular o la computadora, solo tiene que aceptar. Luego pasa por una pantalla corta de verificación de audio y video, y entra a la sala.

No escribe su nombre: ya viene puesto desde su ficha de contacto. Si la reunión se graba, la página se lo avisa por escrito antes de entrar.

Paso 4. Durante la reunión#

• Pantalla compartida: disponible siempre, incluso en llamadas de solo voz. "Déjame mostrarte el documento" funciona sin cambiar de sala.
• Chat: la sala tiene chat de texto por si hace falta pasar un dato o un enlace.
• En una Llamada, cualquiera puede encender su cámara si la conversación lo pide. Es un clic.

Paso 5. Cierra la reunión#

Cuando terminen, pulsa Cerrar reunión en la página de la reunión. El enlace deja de funcionar de inmediato. Si no la cierras, la sala expira sola a las 4 horas de creada.

En el listado de Reuniones cada sala muestra su estado: Activa, Cerrada o Expirada.

Llamadas grabadas y resumen con IA#

Si creaste la sala con Llamada grabada, esto es lo que pasa:

1. Se graba solo el audio de la llamada. Nunca el video.
2. Al terminar la llamada y salir todos de la sala, el audio se transcribe y una IA escribe un resumen: de qué se habló, qué se acordó, qué queda pendiente.
3. El resumen queda en la página de la reunión y se guarda como nota en la ficha del contacto, junto a la transcripción completa.
4. El archivo de audio se descarta. No se guarda en ninguna parte — solo queda el texto. Es una decisión de privacidad, y tanto tú como tu cliente ven el aviso de grabación antes de entrar.

Detalles que conviene saber:

• El resumen tarda un par de minutos en generarse después de colgar.
• No llega ninguna notificación cuando está listo. Vuelve a la página de la reunión o abre la ficha del contacto y ahí está.
• La grabación tiene un tope de aproximadamente 1 hora de conversación. Para reuniones más largas, considera partirlas en dos salas.

Preguntas frecuentes#

¿Mi cliente necesita instalar algo o crear una cuenta? No. Abre el enlace en el navegador y entra. Funciona en celular y en computadora.

¿Puedo tener la reunión desde mi celular? Sí. Tanto tú como tu cliente pueden entrar desde el celular.

¿Cuánto dura el enlace? 4 horas desde que creas la sala. Después expira solo. Si necesitan retomar, crea una sala nueva y reenvía el enlace — toma segundos.

¿Se graba el video? No, nunca. Solo el audio, y únicamente en salas creadas como Llamada grabada. El audio además se descarta después de transcribirse.

¿El cliente sabe que lo están grabando? Sí. La página de entrada muestra un aviso por escrito antes de que entre a la sala, y dentro de la llamada también hay un indicador de grabación.

¿Puedo reenviar el mismo enlace a otra persona? El enlace abre la sala a quien lo tenga, así que compártelo solo con quien deba estar en la reunión. Para otra persona, crea otra sala.

Cuando algo falla#

"Mi cliente no ve el botón de entrar." En pantallas muy pequeñas el botón puede quedar fuera de vista. Pídele que gire el teléfono a horizontal o que pruebe desde una computadora. También ayuda cerrar y volver a abrir el enlace.

"El enlace no le llega por WhatsApp." Casi siempre es la ventana de 24 horas: el cliente lleva más de un día sin escribirte y Meta bloquea el mensaje libre. Pídele que te escriba primero y reintenta, o usa Copiar enlace y mándaselo por SMS, correo o el canal que uses.

"Entró pero no se le escucha o no se le ve." El navegador no tiene permiso de micrófono o cámara. Que recargue la página y acepte los permisos cuando el navegador se los pida. En iPhone, los permisos aparecen la primera vez que se abre el enlace.

"El resumen no aparece." Se genera cuando todos salen de la sala y tarda un par de minutos. Recarga la página de la reunión. Si pasan más de 10 minutos y sigue sin aparecer, revisa que la sala esté cerrada — mientras alguien siga dentro, no arranca.

"No veo el módulo Reuniones en el menú." No está habilitado en tu cuenta todavía. Escríbenos a hola@convertcoreai.com y lo activamos.